Mensajes y Gestión de Prospectos

La comunicación efectiva con pacientes y prospectos potenciales es esencial para una práctica exitosa. Genkō proporciona herramientas robustas de mensajería y gestión de prospectos.

Parte 1: Mensajes

Acceder a Mensajes

Haz clic en Mensajes en la barra lateral
URL: /admin/messages

Vista General de Mensajes

La interfaz de Mensajes tiene dos paneles principales:

Panel Izquierdo: Lista de Conversaciones

Todas las conversaciones activas
Opciones de búsqueda y filtro
Indicadores de estado
Insignias de prioridad

Panel Derecho: Vista de Conversación

Mensajes de la conversación seleccionada
Área de entrada de mensaje
Controles del asistente de IA

Entender las Conversaciones

Estados de Conversación

Estado	Color	Descripción
Activa	🟢 Verde	Conversación en curso
Pendiente	🟡 Amarillo	Esperando respuesta
Resuelta	⬜ Gris	Conversación cerrada

Iniciar una Nueva Conversación

Haz clic en el botón Nueva Conversación
Selecciona un paciente o ingresa información de contacto
Establece la prioridad de la conversación
Elige preferencia de asistencia de IA
Haz clic en Crear

Enviar Mensajes

Selecciona una conversación del panel izquierdo
Escribe tu mensaje en el área de entrada
Opcional: Activa la anulación de IA
Haz clic en Enviar o presiona Enter

Mensajería Asistida por IA

Genkō incluye asistencia inteligente de IA:

Cómo Ayuda la IA:

Redacta respuestas iniciales
Sugiere respuestas basadas en contexto
Maneja consultas rutinarias
Aprende de tu estilo de comunicación

Alternar IA Por Conversación:

Abre la configuración de la conversación
Alterna el interruptor “IA Habilitada”
Cuando ESTÁ ENCENDIDO: La IA puede responder automáticamente
Cuando ESTÁ APAGADO: Todas las respuestas son manuales

Anulación de IA para un Solo Mensaje:

Activa “Anulación de IA” antes de enviar
Tu mensaje omite el procesamiento de IA
Útil para respuestas sensibles o específicas

Indicadores de Mensaje

Insignia de Generado por IA:

Los mensajes creados por IA muestran un pequeño icono de robot
Ayuda a distinguir entre respuestas de IA y del personal

Filtrar Conversaciones

Búsqueda Rápida:

Busca por nombre de paciente o contenido del mensaje

Acciones de Conversación

Parte 2: Gestión de Prospectos

Acceder a Prospectos

Haz clic en Prospectos en la barra lateral
URL: /admin/leads

Entender los Prospectos

Los prospectos son pacientes potenciales que han mostrado interés pero aún no se han convertido en registros completos de pacientes.

Etapas del Pipeline de Prospectos

Los prospectos se mueven a través de un pipeline de ventas:

Prospecto → Interesado → Calificado → Convertido
                              ↓
                           Perdido

Etapa	Descripción
Prospecto	Contacto inicial, compromiso mínimo
Interesado	Mostró interés genuino
Calificado	Listo para convertirse en paciente
Convertido	Se convirtió exitosamente en paciente
Perdido	No se convirtió

Modos de Vista

Alterna entre dos modos de vista:

Vista de Tabla:

Formato de lista tradicional
Columnas ordenables
Acciones masivas disponibles

Vista Kanban:

Tablero visual del pipeline
Arrastrar y soltar entre etapas
Cambios rápidos de estado

Agregar un Nuevo Prospecto

Haz clic en el botón Agregar Prospecto
Completa el formulario de prospecto:

Campo	Requerido	Descripción
Número de Teléfono	Sí	Número de contacto principal
Nombre	No	Nombre del prospecto
Apellido	No	Apellido del prospecto
Correo Electrónico	No	Dirección de correo
Fuente	Sí	De dónde vino
Estado	Sí	Etapa actual del pipeline
Notas	No	Información adicional
Etiquetas	No	Etiquetas personalizadas

Haz clic en Crear Prospecto

Gestionar Prospectos en Vista de Tabla

Búsqueda y Filtros:

Buscar por nombre, correo, teléfono
Filtrar por estado
Filtrar por fuente

Gestionar Prospectos en Vista Kanban

Arrastrar y Soltar:

Haz clic y mantén una tarjeta de prospecto
Arrastra a la columna deseada
Suelta para actualizar estado

Acciones de Tarjeta:

Haz clic en iconos de la tarjeta para acciones rápidas
Usa botones de flecha para mover izquierda/derecha
El indicador de carga se muestra durante actualizaciones

Mover con Flechas:

Haz clic en ◀ para mover prospecto a la izquierda
Haz clic en ▶ para mover prospecto a la derecha
El estado se actualiza automáticamente

Convertir Prospectos a Pacientes

Cuando un prospecto está listo para convertirse en paciente:

Encuentra el prospecto en vista de tabla o kanban
Haz clic en Convertir a Paciente (icono ✅)
Confirma la conversión
El prospecto se convierte en registro de paciente
El estado cambia a “Convertido”

Después de la Conversión:

Se crea el registro de paciente
El prospecto se marca como convertido
Puedes programar su primera cita
Los datos originales del prospecto se preservan

Iniciar Conversaciones desde Prospectos

Haz clic en el icono de mensaje (💬) en cualquier prospecto
Se crea una nueva conversación
Eres redirigido a Mensajes
La información del prospecto está pre-llenada

Editar Información del Prospecto

Haz clic en el icono de editar (✏️)
Actualiza campos en el modal
Haz clic en Actualizar Prospecto

Campos Editables:

Nombre e información de contacto
Fuente y estado
Notas
Etiquetas

Eliminar Prospectos

Haz clic en el icono de eliminar (🗑️)
Confirma la eliminación
El prospecto se elimina permanentemente

Advertencia: Los prospectos eliminados no se pueden recuperar. Convierte prospectos importantes a pacientes antes de eliminar.

Etiquetas de Prospectos

Usa etiquetas para categorizar prospectos:

Etiquetas Comunes:

urgente
seguimiento
pregunta-seguro
sensible-precio
referencia

Agregar Etiquetas:

Edita el prospecto
Agrega etiquetas en el campo de etiquetas
Guarda cambios

Mejores Prácticas

Mensajes

Responde Prontamente: Apunta a respuestas el mismo día
Usa la IA Sabiamente: Deja que la IA maneje consultas rutinarias
Establece Prioridades: Marca conversaciones urgentes apropiadamente
Cierra las Resueltas: Archiva conversaciones completadas
Mantente Profesional: Mantén comunicación compatible con HIPAA

Gestión de Prospectos

Haz Seguimiento Rápido: Contacta nuevos prospectos dentro de 24 horas
Actualiza las Etapas: Mantén el estado del pipeline actualizado
Agrega Notas: Documenta todas las interacciones
Usa Etiquetas: Categoriza para filtrado fácil
Convierte Prontamente: Mueve prospectos calificados a pacientes

Solución de Problemas

Mensajes

La Conversación No Carga:

Refresca la página
Verifica la conexión a internet
Selecciona una conversación diferente

La IA No Responde:

Verifica que la IA esté habilitada para la conversación
Revisa la configuración de IA de la organización
La IA puede estar deshabilitada en planes gratuitos

Prospectos

El Prospecto No Se Mueve (Kanban):

Espera a que la carga complete
Intenta usar los botones de flecha en su lugar
Refresca la página

No Puedo Convertir a Paciente:

Verifica que los campos requeridos estén llenos
El prospecto puede ya estar convertido
Verifica que tengas permiso

Prospectos Duplicados:

Busca antes de crear nuevos prospectos
Fusiona duplicados contactando a soporte
Usa formato de teléfono consistente

Integración con Otros Módulos

Mensajes ↔ Pacientes

Haz clic en el nombre del paciente para ver perfil
Accede al historial de mensajes desde registros de pacientes

Prospectos ↔ Pacientes

Convierte prospectos para crear registros de pacientes
El historial del prospecto se preserva en notas del paciente

Mensajes ↔ Prospectos

Inicia conversaciones directamente desde prospectos
El contexto del prospecto disponible en la conversación

*Anterior: Programación y Calendario

Siguiente: Panel de Análisis →*