Personalverwaltung

Eine effektive Teamverwaltung ist entscheidend für einen reibungslosen Praxisbetrieb. Dieser Leitfaden behandelt das Hinzufügen, Verwalten und Konfigurieren von Mitarbeitern in Genkō.

Zugriff auf die Personalverwaltung

Klicken Sie auf Personal in der Seitenleiste
Oder navigieren Sie über Einstellungen → Personal-Tab
URL: /admin/staff

Personal-Übersicht

Die Personalseite zeigt:

Header: Titel und Aktionsbuttons
Suche und Filter: Personal schnell finden
Personallimit-Warnung: Zeigt Nutzung gegenüber Planlimit
Personalliste: Tabelle aller Teammitglieder

Personalrollen

Genkō hat vier Hauptpersonalrollen:

Admin

Vollzugriff auf alle Funktionen
Kann andere Mitarbeiter verwalten
Zugriff auf Abrechnung und Einstellungen
Kann alle Patienten und Termine sehen

Anbieter

Gesundheitsdienstleister (Ärzte, Fachärzte)
Kann zugewiesene Patienten verwalten
Zugriff auf Terminplanung und Telemedizin
Kann Krankenakten einsehen

Pfleger

Klinisches Unterstützungspersonal
Kann bei der Patientenversorgung assistieren
Begrenzte Bearbeitungsmöglichkeiten
Zugriff auf Vitalzeichen und Basisdaten

Personal

Verwaltungspersonal
Basis-Patienteneinsicht
Terminplanungsunterstützung
Keine Bearbeitung von Krankenakten

Mitarbeiter hinzufügen

Schritt 1: Personal hinzufügen klicken

Klicken Sie auf den Personal hinzufügen-Button in der oberen rechten Ecke.

Schritt 2: Mitarbeiterinformationen eingeben

Schritt 3: Speichern und Einladen

Klicken Sie auf Speichern, um das Mitarbeiterkonto zu erstellen
Eine Einladungs-E-Mail wird automatisch gesendet
Der Mitarbeiter muss sein Passwort festlegen, um zu aktivieren

Personal importieren (CSV)

Für Massen-Personalimporte:

Klicken Sie auf den Personal importieren-Button
Laden Sie die CSV-Vorlage herunter
Füllen Sie die Mitarbeiterinformationen aus
Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch
Überprüfen und bestätigen Sie den Import

CSV-Vorlagenfelder

Spalte	Erforderlich	Beschreibung
first_name	Ja	Vorname
last_name	Ja	Nachname
email	Ja	E-Mail-Adresse
role	Ja	admin, provider, nurse, staff
phone	Nein	Telefonnummer
title	Nein	Berufstitel
specialization	Nein	Fachgebiet
license_number	Nein	Lizenznummer
license_expiry	Nein	JJJJ-MM-TT Format

Mitarbeiter verwalten

Mitarbeiterdetails anzeigen

Klicken Sie auf die Mitarbeiterzeile
Oder klicken Sie auf das Anzeigen-Symbol (👁) in den Aktionen
Das vollständige Profil mit allen Details öffnet sich

Mitarbeiterprofil-Bereiche

Persönliche Informationen:

Name, Titel, Kontaktdetails
Rolle und Fachgebiet
Kontostatus

Zugriffsinformationen:

Letztes Anmeldedatum
Kontostatus (Aktiv/Inaktiv)
E-Mail-Verifizierungsstatus

Lizenzinformationen:

Lizenznummer
Ablaufdatum
Erneuerungserinnerungen

Mitarbeiterinformationen bearbeiten

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (✏️) oder öffnen Sie die Mitarbeiterdetails
Nehmen Sie Änderungen an erlaubten Feldern vor
Klicken Sie auf Speichern

Von Admin bearbeitbar:

Alle persönlichen Informationen
Rollenzuweisung
Lizenzdetails
Status

Mitarbeiterpasswort zurücksetzen

Wenn ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat:

Finden Sie den Mitarbeiter in der Liste
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (⋮)
Wählen Sie Passwort zurücksetzen
Bestätigen Sie die Aktion
Eine Passwort-Reset-E-Mail wird an den Mitarbeiter gesendet

Hinweis: Mitarbeiter können auch “Passwort vergessen” auf der Anmeldeseite verwenden.

Personal aktivieren/deaktivieren

Personal deaktivieren

Verwenden Sie dies, wenn ein Mitarbeiter geht oder eine vorübergehende Sperrung benötigt wird:

Finden Sie den Mitarbeiter
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (⋮)
Wählen Sie Deaktivieren
Bestätigen Sie die Aktion

Auswirkungen der Deaktivierung:

Mitarbeiter kann sich nicht anmelden
Vorhandene Termine bleiben
Daten werden beibehalten
Kann später reaktiviert werden

Personal reaktivieren

Filtern Sie, um inaktives Personal anzuzeigen
Finden Sie den Mitarbeiter
Klicken Sie auf Aktivieren

Personal löschen

Warnung: Das Löschen von Personal ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Finden Sie den Mitarbeiter
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (⋮)
Wählen Sie Löschen
Geben Sie bei Bedarf eine Bestätigung ein
Klicken Sie auf Löschen bestätigen

Hinweise:

Der Kontoinhaber kann nicht gelöscht werden
Weisen Sie Patienten neu zu, bevor Sie Anbieter löschen
Historische Aufzeichnungen werden beibehalten

Rollenberechtigungen

Berechtigungsmatrix

Berechtigung	Admin	Anbieter	Pfleger	Personal
Basis-Patienteninfo anzeigen	✅	✅	✅	✅
Basis-Patienteninfo bearbeiten	✅	✅	✅	❌
Krankenakten anzeigen	✅	✅	✅	❌
Krankenakten bearbeiten	✅	✅	❌	❌
Termine verwalten	✅	✅	✅	✅
Telemedizin-Zugriff	✅	✅	✅	❌
Personal verwalten	✅	❌	❌	❌
Einstellungszugriff	✅	❌	❌	❌
Abrechnung anzeigen	Nur Inhaber	❌	❌	❌

Berechtigungen anpassen

Admins können Rollenberechtigungen in den Einstellungen anpassen:

Gehen Sie zu Einstellungen → Personal-Tab
Finden Sie den Bereich Rollenbasierte Zugriffskontrollen
Passen Sie Kontrollkästchen für jede Rolle an
Klicken Sie auf Speichern

Personallimit-Verwaltung

Ihr Abonnementplan bestimmt, wie viele Mitarbeiter Sie hinzufügen können:

Plan	Personallimit
Kostenlos	1 (nur Inhaber)
Starter	3
Professional	10
Growth	Unbegrenzt

Wenn Sie das Limit erreichen

Ein Warnbanner erscheint auf der Personalseite
Der Personal hinzufügen-Button ist deaktiviert
Optionen:
1. Inaktives Personal deaktivieren
2. Ihren Plan upgraden

Suche und Filterung

Schnellsuche

Suchen Sie nach Name, E-Mail oder Telefon
Ergebnisse werden während der Eingabe aktualisiert

Statusfilter

Alles Personal
Nur Aktive
Nur Inaktive

Rollenfilter

Alle Rollen
Admin
Anbieter
Pfleger
Personal

Personaleinladungen

Einladungsprozess

Mitarbeiter wird von Admin erstellt
Einladungs-E-Mail wird automatisch gesendet
Mitarbeiter klickt auf Einladungslink
Mitarbeiter legt Passwort fest
Konto wird aktiviert

Einladungsstatus

Status	Beschreibung
Ausstehend	E-Mail gesendet, noch nicht akzeptiert
Akzeptiert	Passwort festgelegt, Konto aktiv
Abgelaufen	Link abgelaufen (erneutes Senden erforderlich)

Einladungen erneut senden

Finden Sie den Mitarbeiter
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü
Wählen Sie Einladung erneut senden

Best Practices

Personal hinzufügen

Verwenden Sie nur geschäftliche E-Mail-Adressen
Weisen Sie die minimal erforderliche Rolle zu
Vervollständigen Sie Lizenzinformationen für Anbieter
Richten Sie die Verfügbarkeit nach der Kontoerstellung ein

Sicherheit

Überprüfen Sie den Personalzugriff regelmäßig
Deaktivieren Sie ausscheidendes Personal sofort
Verwenden Sie starke Passwortanforderungen
Aktivieren Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung (wenn verfügbar)

Organisation

Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen
Halten Sie Titel und Fachgebiete aktuell
Verfolgen Sie Lizenzablaufdaten
Dokumentieren Sie Rollenzuweisungen

Fehlerbehebung

Personal erhält keine Einladung

Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist
Bitten Sie den Mitarbeiter, den Spam-Ordner zu überprüfen
Senden Sie die Einladung erneut
Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Domain nicht blockiert ist

Kann kein weiteres Personal hinzufügen

Überprüfen Sie die aktuellen Planlimits
Zählen Sie aktives vs. Gesamtpersonal
Erwägen Sie ein Plan-Upgrade
Deaktivieren Sie ungenutzte Konten

Personal kann sich nicht anmelden

Überprüfen Sie, ob das Konto aktiv ist
Bestätigen Sie die korrekte E-Mail
Setzen Sie das Passwort bei Bedarf zurück
Bestätigen Sie, dass die Einladung akzeptiert wurde

Berechtigungsprobleme

Überprüfen Sie die Rollenzuweisung
Prüfen Sie benutzerdefinierte Berechtigungseinstellungen
Admin muss möglicherweise den Zugriff anpassen

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