Nachrichten und Lead-Verwaltung

Effektive Kommunikation mit Patienten und potenziellen Leads ist für eine erfolgreiche Praxis unerlässlich. Genkō bietet robuste Nachrichten- und Lead-Verwaltungstools.

Teil 1: Nachrichten

Zugriff auf Nachrichten

Klicken Sie auf Nachrichten in der Seitenleiste
URL: /admin/messages

Nachrichten-Übersicht

Die Nachrichten-Oberfläche hat zwei Hauptbereiche:

Linker Bereich: Konversationsliste

Alle aktiven Konversationen
Such- und Filteroptionen
Statusindikatoren
Prioritäts-Badges

Rechter Bereich: Konversationsansicht

Nachrichten der ausgewählten Konversation
Nachrichteneingabebereich
KI-Assistenten-Steuerung

Konversationen verstehen

Konversationsstatus

Status	Farbe	Beschreibung
Aktiv	🟢 Grün	Laufende Konversation
Ausstehend	🟡 Gelb	Wartet auf Antwort
Gelöst	⬜ Grau	Konversation geschlossen

Neue Konversation starten

Klicken Sie auf den Neue Konversation-Button
Wählen Sie einen Patienten oder geben Sie Kontaktinformationen ein
Legen Sie die Konversationspriorität fest
Wählen Sie KI-Assistenz-Präferenz
Klicken Sie auf Erstellen

Nachrichten senden

Wählen Sie eine Konversation aus dem linken Bereich
Geben Sie Ihre Nachricht im Eingabebereich ein
Optional: Aktivieren Sie KI-Override
Klicken Sie auf Senden oder drücken Sie Enter

KI-unterstützte Nachrichten

Genkō beinhaltet intelligente KI-Unterstützung:

Wie KI hilft:

Entwirft erste Antworten
Schlägt Antworten basierend auf Kontext vor
Bearbeitet Routineanfragen
Lernt aus Ihrem Kommunikationsstil

KI pro Konversation umschalten:

Öffnen Sie die Konversationseinstellungen
Schalten Sie den “KI aktiviert”-Schalter um
AN: KI kann automatisch antworten
AUS: Alle Antworten sind manuell

KI-Override für einzelne Nachricht:

Aktivieren Sie “KI-Override” vor dem Senden
Ihre Nachricht umgeht die KI-Verarbeitung
Nützlich für sensible oder spezifische Antworten

Nachrichtenindikatoren

KI-generiert-Badge:

Von KI erstellte Nachrichten zeigen ein kleines Robotersymbol
Hilft, zwischen KI- und Personalantworten zu unterscheiden

Konversationen filtern

Schnellsuche:

Nach Patientenname oder Nachrichteninhalt suchen

Konversationsaktionen

Teil 2: Lead-Verwaltung

Zugriff auf Leads

Klicken Sie auf Leads in der Seitenleiste
URL: /admin/leads

Leads verstehen

Leads sind potenzielle Patienten, die Interesse gezeigt haben, aber noch nicht in vollständige Patientenakten umgewandelt wurden.

Lead-Pipeline-Stufen

Leads durchlaufen eine Vertriebspipeline:

Lead → Interessent → Qualifiziert → Konvertiert
                          ↓
                       Verloren

Stufe	Beschreibung
Lead	Erstkontakt, minimales Engagement
Interessent	Hat echtes Interesse gezeigt
Qualifiziert	Bereit, Patient zu werden
Konvertiert	Erfolgreich zu Patient geworden
Verloren	Nicht konvertiert

Ansichtsmodi

Wechseln Sie zwischen zwei Ansichtsmodi:

Tabellenansicht:

Traditionelles Listenformat
Sortierbare Spalten
Massenaktionen verfügbar

Kanban-Ansicht:

Visuelles Pipeline-Board
Drag & Drop zwischen Stufen
Schnelle Statusänderungen

Neuen Lead hinzufügen

Klicken Sie auf den Lead hinzufügen-Button
Füllen Sie das Lead-Formular aus:

Feld	Erforderlich	Beschreibung
Telefonnummer	Ja	Primäre Kontaktnummer
Vorname	Nein	Vorname des Leads
Nachname	Nein	Nachname des Leads
E-Mail	Nein	E-Mail-Adresse
Quelle	Ja	Woher kam der Lead
Status	Ja	Aktuelle Pipeline-Stufe
Notizen	Nein	Zusätzliche Informationen
Tags	Nein	Benutzerdefinierte Labels

Klicken Sie auf Lead erstellen

Leads in Tabellenansicht verwalten

Suche und Filter:

Nach Name, E-Mail, Telefon suchen
Nach Status filtern
Nach Quelle filtern

Leads in Kanban-Ansicht verwalten

Drag & Drop:

Klicken und halten Sie eine Lead-Karte
Ziehen Sie zur gewünschten Spalte
Loslassen, um Status zu aktualisieren

Kartenaktionen:

Auf Kartensymbole für Schnellaktionen klicken
Pfeilbuttons zum Links-/Rechtsbewegen verwenden
Ladeanzeige während Aktualisierungen

Mit Pfeilen bewegen:

Klicken Sie ◀ um Lead nach links zu bewegen
Klicken Sie ▶ um Lead nach rechts zu bewegen
Status wird automatisch aktualisiert

Leads zu Patienten konvertieren

Wenn ein Lead bereit ist, Patient zu werden:

Finden Sie den Lead in Tabellen- oder Kanban-Ansicht
Klicken Sie auf Zu Patient konvertieren (✅ Symbol)
Bestätigen Sie die Konvertierung
Lead wird zu Patientenakte
Status ändert sich zu “Konvertiert”

Nach der Konvertierung:

Patientenakte wird erstellt
Lead wird als konvertiert markiert
Sie können ihren ersten Termin planen
Ursprüngliche Lead-Daten werden beibehalten

Konversationen von Leads starten

Klicken Sie auf das Nachrichtensymbol (💬) bei einem Lead
Eine neue Konversation wird erstellt
Sie werden zu Nachrichten weitergeleitet
Lead-Informationen sind vorausgefüllt

Lead-Informationen bearbeiten

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (✏️)
Aktualisieren Sie Felder im Modal
Klicken Sie auf Lead aktualisieren

Bearbeitbare Felder:

Name und Kontaktinformationen
Quelle und Status
Notizen
Tags

Leads löschen

Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (🗑️)
Bestätigen Sie die Löschung
Lead wird dauerhaft gelöscht

Warnung: Gelöschte Leads können nicht wiederhergestellt werden. Konvertieren Sie wichtige Leads vor dem Löschen zu Patienten.

Lead-Tags

Verwenden Sie Tags, um Leads zu kategorisieren:

Häufige Tags:

dringend
nachfassen
versicherungsfrage
preissensibel
empfehlung

Tags hinzufügen:

Lead bearbeiten
Tags im Tag-Feld hinzufügen
Änderungen speichern

Best Practices

Nachrichten

Zeitnah antworten: Streben Sie Antworten am selben Tag an
KI klug nutzen: Lassen Sie KI Routineanfragen bearbeiten
Prioritäten setzen: Markieren Sie dringende Konversationen entsprechend
Gelöste schließen: Archivieren Sie abgeschlossene Konversationen
Professionell bleiben: HIPAA-konforme Kommunikation einhalten

Lead-Verwaltung

Schnell nachfassen: Kontaktieren Sie neue Leads innerhalb von 24 Stunden
Stufen aktualisieren: Halten Sie den Pipeline-Status aktuell
Notizen hinzufügen: Dokumentieren Sie alle Interaktionen
Tags verwenden: Kategorisieren Sie für einfaches Filtern
Zeitnah konvertieren: Verschieben Sie qualifizierte Leads zu Patienten

Fehlerbehebung

Nachrichten

Konversation lädt nicht:

Seite aktualisieren
Internetverbindung prüfen
Andere Konversation auswählen

KI antwortet nicht:

Prüfen Sie, ob KI für Konversation aktiviert ist
Überprüfen Sie Organisations-KI-Einstellungen
KI kann in kostenlosen Plänen deaktiviert sein

Leads

Lead bewegt sich nicht (Kanban):

Warten Sie, bis der Ladevorgang abgeschlossen ist
Versuchen Sie stattdessen die Pfeilbuttons
Seite aktualisieren

Kann nicht zu Patient konvertieren:

Überprüfen Sie, ob Pflichtfelder ausgefüllt sind
Lead könnte bereits konvertiert sein
Überprüfen Sie, ob Sie die Berechtigung haben

Doppelte Leads:

Suchen Sie vor dem Erstellen neuer Leads
Kontaktieren Sie Support zum Zusammenführen von Duplikaten
Verwenden Sie konsistente Telefonnummerformatierung

Integration mit anderen Modulen

Nachrichten ↔ Patienten

Auf Patientenname klicken, um Profil anzuzeigen
Auf Nachrichtenverlauf aus Patientenakten zugreifen

Leads ↔ Patienten

Leads konvertieren, um Patientenakten zu erstellen
Lead-Historie wird in Patientennotizen beibehalten

Nachrichten ↔ Leads

Konversationen direkt von Leads starten
Lead-Kontext in Konversation verfügbar

*Zurück: Terminplanung und Kalender

Weiter: Analyse-Dashboard →*